POP3 یا به عبارت دیگر Post Office Porotocol، سومین نسخه از روش گسترده دریافت ایمیل است. همانند نسخه فیزیکی منشی اداره پست ، این پروتکل نیز تا زمانی که ایمیل توسط گیرنده باز نشده است، آن را برای شخص دریافت و نگه می کند. همچنین این سیستم کپی دیگری از ایمیل در سرور خود ندارد و تنها یک نسخه از اطلاعات را در خود ذخیره نگه می دارد.

POP3 این امکان را به کاربر میدهد تا بتواند از هر رایانه ی دیگری به ایمیل خود دسترسی داشته باشد، مشروط بر اینکه برنامه ایمیل خود را بطور صحیح بر روی سیستم مورد نظر تنظیم کرده باشد تا بتواند با پروتکل کار کند.

عملکرد سرور پست الکترونیکی

POP3 به طور فزاینده ای پیچیده تر شده است به گونه ای که برخی از کاربران می توانند پروتکل "ذخیره" ایمیل را روی سرور برای مدت زمانی مشخص پیکربندی کنند از این رو  به فرد اجازه می دهد آن را به دفعات بارگیری کند. با این حال ، این روش برای اکثر قریب به اتفاق گیرندگان ایمیل عملی نیست. در حالی که سرورهای پستی می توانند از برنامه های بازیابی پروتکل متناوب مانند IMAP استفاده کنند، اما POP3 به دلیل سادگی و سرعت بالای برقراری ارتباط با سرور ها، بسیار رایج است. اگرچه نسخه جدید POP "ویژگی" بیشتری را ارائه می دهد ، اما نسخه اصلی و قدیمی آن ترجیح داده می شود زیرا کار را با حداقل خطا انجام می دهد.

کار با برنامه های ایمیل

از آنجا که POP3 یک روش اساسی برای ذخیره و بازیابی ایمیل است، تا زمانی که برنامه ایمیل برای میزبانی پروتکل تنظیم شده باشد،می تواند تقریباً با هر برنامه ایمیل کار کند. سیاری از برنامه های ایمیل محبوب ، از جمله Eudora و Microsoft Outlook به طور خودکار برای کار با POP3 طراحی شده اند. هر سرور پست الکترونیکی POP3 دارای آدرس دیگری است که معمولاً توسط وب شرکت میزبان به آن فرد ارائه می شود. برای اینکه این برنامه به طور موثر با پروتکل ارتباط برقرار کند، این آدرس باید وارد برنامه ایمیل شود. به طور کلی ، بیشتر برنامه های ایمیل از پورت 110 برای اتصال به POP3 استفاده می کنند. برای افرادی که برنامه ایمیل خود را برای دریافت ایمیل POP3 پیکربندی می کنند ، برای دریافت ایمیل موفقیت آمیز نیز باید نام کاربری و رمزعبور خود را وارد کنند.